(Hent udgaven som pdf)

Medlemsregistrering LandboUngdom

Hvert år skal lokalforeningen indsende Forenings- og medlemserklæringer til landsorganisationen LandboUngdom. Den årlige indberetning er nødvendig for:

• at udbetale udviklingsmidler til regionerne
• at opkræve medlemskontingentet til landsorganisationen
• at lave opgørelse over medlemstallet
• at ansøge om Tips- og Lottomidler til drift af landsorganisationen

LandboUngdom har en klar medlemsdefinition, og derudover skal vi opfylde Dansk Ungdoms Fællesråds (DUF's) krav til medlemsdefinition for at kunne søge det årlige driftstilskud fra Tips- og Lottomidlerne. Begge regler er beskrevet nedenfor.

Medlemsdefinition for LandboUngdom

1. Medlemskab af landsorganisationen LandboUngdom opnås gennem medlemskab af en af landsorganisationen godkendt lokalforening.
2. Et fuldgyldigt medlem har personligt indbetalt et helårligt medlemskontingent på minimum 75 kr. til en lokalforening, en region eller landsorganisationen. Medlemskontingentet er helårligt i perioden fra 1. januar til og med 31. december. Kontingentet kan indbetales på giro eller netbank, men det skal fremgå af lokalforeningens kontoudtog, hvem der har indbetalt kontingentet.
3. Alle medlemmer skal stå opført på en medlemsliste med minimum navn, adresse og fødselsår. Oplysningerne på medlemslisten skal stemme overens med oplysningerne på den indsendte Forenings- og medlemserklæring.
4. Hvert år indsender lokalforeninger oplysninger om medlemmerne på en Forenings- og medlemserklæring. På baggrund af denne erklæring opkræver LandboUngdom medlemskontingentet inden udgangen af året.
5. Aktive medlemmer i LandboUngdom er alle medlemmer, der har betalt et medlemskab af organisationen. Dog kan man kun vælges til at varetage foreningsarbejde såfremt man er i alderen 16 til og med 35 år.

Krav i forbindelse med ansøgning om driftstilskud fra DUF
Forenings- og medlemserklæringer danner grundlag for ansøgning om driftstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) til LandboUngdoms landsorganisation.

Forenings- og medlemserklæringen er forsynet med nogle krav. Disse krav skal alle være opfyldt for at LandboUngdom kan medtage de indberettede medlemmer og lokalforeninger i ansøgningen til DUF. Landsorganisationen LandboUngdom søger tilskud på baggrund af det forudgående regnskabsår.

1. Medlemmet må ikke være fyldt 30 år i det senest afsluttede regnskabsår.
2. Medlemmet skal have betalt medlemskontingent på minimum 75 kr. indenfor det senest afsluttede regnskabsår.
3. Medlemmet skal have haft fulde medlemsrettigheder i det senest afsluttede regnskabsår.
4. Medlemmet skal være bosiddende i Danmark.

Lokalforeningsdefinition
Lokalforeningsdefinitionen stiller krav til de lokalforeninger, der tælles med i ansøgningen om driftstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF).
 
Lokalforeningen skal:
1. have godkendte vedtægter, husk at vedtægterne skal underskrives hver gang de er ændrede. Vedtægterne godkendes ved at sende dem til LandboUngdom, Agro Food Park 15, 8200 Århus N.
2. være demokratisk, det vil sige at alle medlemmer sikres indflydelse ved, at der afholdes generalforsamlinger eller medlemsmøder og på disse generalforsamlinger eller medlemsmøder skal der ske:
a. vedtagelse af økonomi
b. godkendelse af vedtægtsændringer
c. vælges formand og bestyrelse
3. have selvstændig økonomi, husk at årsregnskabet skal være underskrevet
4. have fuldgyldige medlemsrettigheder i landsorganisationen (hvilket er tilfældet, hvis lokalforeningens vedtægter er godkendte)
5. have eksisteret som lokalforening i hele det forudgående regnskabsår
6. have regelmæssige aktiviteter

Dokumentation

Hvornår er der tale om personligt indbetalt medlemskontingent?
Et personligt indbetalt medlemskontingent opfyldes ved at kontingentet betales af enten:
• medlemmet selv
• forældre/værge
• stedfar eller stedmor
• offentlig myndighed

Man må gerne selv have indbetalt medlemskontingentet og så efterfølgende få det dækket af bedsteforældre eller andre. Men man skal selv først have indbetalt det.

Følgende skal fremgå af kontingentindbetalingen:
• medlemmets navn eller anden unik identifikation
• dato for kontingentindbetaling
• for hvilken periode kontingentet dækker (et helt medlems år)

Hvis kontingentet betales kontant:
• laves en dags dato eller kvitteres på et medlemskort, hvor der udleveres en kopi til det betalende medlem og bilaget indgår i det almindelige bilagsmateriale i regnskabet.

Følgende er IKKE personlig kontingentindbetaling i henhold til reglerne:
• sponsering (fx fra medlemmer af moderorganisation)
• samlede indbetalinger uden ID for hvert enkelt medlem
• lokalforening der betaler medlemmernes individuelle kontingent
• kollektive medlemskab, hvor kontingent er betalt af fx en offentlig myndighed. Disse kan ikke længere indgå i ansøgningsgrundlagt for tipsmidlerne. Medlemmerne kan dog fortsat tælle med som medlemmer i andre sammenhænge.

Der skal være tale om et kontingent og ikke betaling for deltagelse i et arrangement, kursus eller andet. Medmindre det fremgår af indbetalingen at det også drejer sig om et kontingent.

Krav til opbevaring
1. Dokumentation for medlemskab og kontingent indbetaling skal opbevares indtil 5 år efter regnskabsårets afslutning.
2. Husk at gemme alle underskrevne medlemserklæringer på medlemmer indmeldt før 2007 i mindst 5 år efter, at medlemmet er udmeldt af LandboUngdom.
3. Vi opfordrer til, at medlemslister, original/kopi af medlemserklæringer/medlemskort samt beviser for årlig kontingentbetaling opbevares på regionskontoret. Dette sikrer materialet i forbindelse med skiftende bestyrelsesmedlemmer.